Définition facture

La facture désigne le document commercial et comptable qui matérialise une transaction entre un vendeur et un acheteur, détaillant les biens livrés ou les services fournis ainsi que leur prix. Ce document apparemment banal constitue en réalité un élément juridique fondamental qui fait foi de la réalité de l'échange, détermine les obligations respectives des parties et sert de base à la comptabilité des entreprises comme au calcul de leurs impôts. La facture accompagne notre quotidien sous des formes variées : la note du restaurant, la facture du plombier, la facture d'électricité, le relevé détaillé des achats en supermarché... Chacune répond à des règles précises concernant les mentions obligatoires, les délais d'émission ou les modalités de conservation. Dans le monde des affaires, la facture structure les relations commerciales en formalisant les engagements réciproques et en déclenchant le compte à rebours des délais de paiement. Au-delà de sa dimension transactionnelle, la facture revêt une importance stratégique pour la gestion de trésorerie, la prévention des litiges et le respect des obligations fiscales. Sa dématérialisation progressive modifie en profondeur les pratiques tout en soulevant de nouvelles questions techniques et juridiques.

Mentions obligatoires et forme de la facture

La facture doit respecter un formalisme strict défini par le Code de commerce et le Code général des impôts pour être juridiquement valable et fiscalement opposable. Les mentions obligatoires incluent d'abord l'identification complète des parties : nom ou dénomination sociale, adresse, numéro SIRET pour les entreprises françaises, numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant. Le terme "facture" doit apparaître explicitement sur le document, accompagné d'un numéro unique et séquentiel qui garantit la traçabilité et empêche les suppressions frauduleuses. La date d'émission de la facture fixe le point de départ des délais de paiement et des obligations comptables. La désignation précise des biens ou services fournis permet d'identifier sans ambiguïté l'objet de la transaction, avec idéalement les quantités, les références produits et les prix unitaires. Le montant hors taxes, le taux de TVA applicable, le montant de la taxe et le total toutes taxes comprises doivent être clairement distingués. Les conditions de paiement détaillent le délai accordé, généralement exprimé en jours à compter de l'émission de la facture, avec la date limite de règlement qui en découle. Les pénalités de retard applicables en cas de dépassement de l'échéance doivent être mentionnées avec leur taux, qui ne peut être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. L'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement doit également figurer. Pour certaines professions réglementées, des mentions spécifiques s'ajoutent comme l'assurance professionnelle, le numéro d'agrément ou les conditions d'exercice. La facture peut être établie sur support papier traditionnel ou sous forme électronique, les deux ayant désormais strictement la même valeur juridique... d'ailleurs la facturation électronique deviendra obligatoire progressivement pour toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France d'ici 2026.

Délais d'émission et obligations du fournisseur

Le vendeur ou prestataire de services supporte plusieurs obligations légales concernant l'émission de ses factures. Le délai d'établissement constitue la première contrainte : la facture doit être émise dès la réalisation de la livraison pour les biens ou l'achèvement de la prestation pour les services. Dans les faits, un délai raisonnable de quelques jours est généralement toléré pour permettre la collecte des informations et la production matérielle du document. Pour les prestations continues comme les abonnements, une facturation périodique mensuelle ou trimestrielle est admise. Le défaut d'émission de facture constitue une infraction fiscale sanctionnable par des amendes pouvant atteindre 50% des sommes non facturées, l'administration suspectant légitimement une tentative de dissimulation de chiffre d'affaires. L'obligation de conservation impose de garder les factures émises pendant au moins six ans pour les besoins comptables, et jusqu'à dix ans pour certaines vérifications fiscales. Cette conservation peut s'effectuer sur support papier ou électronique sous réserve de garantir l'intégrité, la lisibilité et l'accessibilité des documents pendant toute la durée requise. Le double de chaque facture doit être conservé dans l'ordre chronologique d'émission ou de paiement, facilitation importante pour les contrôles ultérieurs. L'émission de factures fictives, c'est-à-dire ne correspondant à aucune réalité commerciale, constitue un délit d'escroquerie à la TVA passible de sanctions pénales sévères. De même, la sous-facturation ou la surfacturation intentionnelle peuvent relever de la fraude fiscale ou du blanchiment d'argent.

Facture et déclenchement du délai de paiement

La date d'émission de la facture déclenche le compte à rebours du délai de paiement accordé au client, généralement exprimé en nombre de jours. La réglementation encadre strictement ces délais dans les relations entre professionnels pour lutter contre les retards de paiement qui asphyxient la trésorerie des PME. Le délai maximal est fixé en principe à 30 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou à 60 jours à compter de cette même date si les parties en conviennent expressément dans leurs conditions générales de vente. Certains secteurs d'activité bénéficient de dérogations permettant des délais plus longs en raison de leurs spécificités économiques. Le calcul du délai soulève parfois des questions pratiques... 30 jours fin de mois signifie que la facture émise durant un mois doit être réglée à la fin du mois suivant, tandis que 30 jours le 10 du mois impose un paiement le 10 du mois suivant pour toutes les factures émises durant le mois précédent. Ces formulations, héritées d'usages anciens, subsistent dans certains secteurs mais tendent à disparaître au profit de délais plus simples en jours calendaires. Le respect de ces délais conditionne l'équilibre financier des fournisseurs qui ont généralement eux-mêmes des échéances à honorer. Les retards de paiement systématiques constituent une forme de financement déguisé où le client fait supporter à son fournisseur le coût de sa trésorerie, pratique abusive mais encore trop répandue notamment de la part des grands groupes vis-à-vis de leurs sous-traitants. Le législateur a tenté de moraliser ces pratiques en instaurant des sanctions, mais leur application reste insuffisante pour modifier réellement les comportements.

Contestation et litiges sur factures

La réception d'une facture n'emporte pas automatiquement reconnaissance de la dette par le client qui dispose de moyens de contestation lorsqu'il estime qu'elle ne correspond pas à la réalité de l'échange. La contestation sur le montant peut porter sur une erreur de quantité facturée, un prix différent de celui convenu, l'application d'un taux de TVA incorrect ou des frais supplémentaires non justifiés. Le client doit alors rapidement notifier son désaccord au fournisseur en précisant les motifs de contestation et éventuellement le montant qu'il estime réellement devoir. Cette réclamation suspend généralement l'exigibilité de la facture contestée en attendant la résolution du litige, même si juridiquement le client reste tenu de payer la partie non contestée. La contestation sur la qualité ou la conformité de la prestation constitue un autre motif fréquent de refus de paiement : marchandise défectueuse, service mal exécuté, délais non respectés... Dans ces situations, le client invoque l'exception d'inexécution qui lui permet de suspendre son propre paiement tant que le fournisseur n'a pas correctement rempli ses obligations. Cette défense doit toutefois rester proportionnée au manquement constaté et être exercée de bonne foi. Les factures pro forma, documents préparatoires émis avant la réalisation effective de la transaction, ne constituent pas de vraies factures au sens juridique et ne créent aucune obligation de paiement... elles servent uniquement à informer le client du montant prévisionnel de la transaction future. La prescription de l'action en paiement d'une facture obéit à des délais variables selon la nature de la transaction : cinq ans pour les ventes entre professionnels, deux ans pour les ventes aux consommateurs. Au-delà de ces délais, le créancier ne peut plus légalement réclamer le paiement même si la facture reste comptablement enregistrée.

Facture et comptabilité d'entreprise

La facture constitue la pièce justificative fondamentale de la comptabilité d'entreprise, servant de base à l'enregistrement des opérations dans les livres comptables. Pour le fournisseur, l'émission d'une facture génère une créance client enregistrée à l'actif du bilan et simultanément un produit au compte de résultat qui vient augmenter le chiffre d'affaires. Cette écriture s'effectue dès l'émission de la facture selon le principe de comptabilité d'engagement, indépendamment de l'encaissement effectif qui interviendra ultérieurement. Pour le client, la réception de la facture crée une dette fournisseur inscrite au passif du bilan et une charge au compte de résultat qui vient diminuer le résultat de l'exercice. Les factures non encore réglées constituent le poste "fournisseurs" au passif, tandis que les factures émises mais non encaissées forment le poste "clients" à l'actif. La gestion rigoureuse du circuit des factures s'avère cruciale pour la fiabilité de la comptabilité : réception, vérification, validation, enregistrement, archivage... chaque étape doit être tracée et contrôlée. Les logiciels comptables modernes automatisent largement ce processus avec la reconnaissance optique des factures scannées, l'extraction automatique des données et leur intégration directe dans les écritures. Le rapprochement bancaire permet de vérifier que les factures enregistrées comme payées correspondent effectivement aux mouvements sur les comptes bancaires. Les entreprises établissent régulièrement une balance âgée de leurs factures clients qui classe les créances selon leur ancienneté, permettant d'identifier rapidement les retards de paiement et de déclencher les relances appropriées. Cette analyse constitue un outil de pilotage indispensable de la trésorerie et du risque client.

Fraudes et fausses factures

La facture fait malheureusement l'objet de multiples tentatives de fraude qui exploitent sa fonction de justificatif de paiement. La fraude au président représente une escroquerie sophistiquée où des malfaiteurs se faisant passer pour un dirigeant de l'entreprise contactent le service comptable en exigeant un virement urgent sur un compte bancaire frauduleux, souvent accompagné d'une fausse facture justificative. Cette arnaque a causé des préjudices considérables à de nombreuses entreprises dont les comptables ont effectué les virements sans vérifier suffisamment l'authenticité de la demande. La fraude au faux fournisseur consiste à envoyer des factures pour des prestations jamais réalisées en espérant que l'entreprise ciblée paie par erreur ou négligence, pratique particulièrement efficace dans les grandes structures où les circuits de validation sont complexes. La fraude au changement de RIB voit des escrocs intercepter des échanges commerciaux pour envoyer au client une fausse notification de changement de coordonnées bancaires du fournisseur, détournant ainsi les paiements légitimes. Les annuaires professionnels frauduleux envoient des factures pour des inscriptions jamais sollicitées, comptant sur la confusion des destinataires. La protection contre ces fraudes nécessite des procédures internes strictes : vérification systématique des changements de coordonnées bancaires par un appel téléphonique au fournisseur sur un numéro connu et non celui figurant sur le mail suspect, séparation des fonctions entre celui qui valide la facture et celui qui effectue le paiement, méfiance absolue face aux demandes urgentes et inhabituelles... La sensibilisation des équipes comptables et financières reste le premier rempart contre ces escroqueries qui se sophistiquent constamment.

Facturation électronique et transformation numérique

La dématérialisation de la facturation constitue une révolution profonde qui modifie les pratiques séculaires tout en promettant des gains d'efficacité considérables. La facture électronique ne désigne pas simplement un PDF de facture envoyé par email, mais un document structuré dans un format normalisé qui permet son traitement automatisé de bout en bout sans ressaisie manuelle. Les formats comme Factur-X combinent un fichier PDF lisible par l'humain et des données structurées XML exploitables par les logiciels. Cette standardisation facilite l'intégration directe des factures reçues dans les systèmes comptables, éliminant les erreurs de saisie et accélérant drastiquement les processus. La signature électronique garantit l'authenticité et l'intégrité du document, offrant un niveau de sécurité supérieur au papier facilement falsifiable. L'archivage électronique à valeur probante assure la conservation pérenne des factures tout en réduisant l'encombrement physique des archives papier. La généralisation de la facturation électronique devient obligatoire progressivement en France : depuis 2020 pour les transactions avec la sphère publique, elle s'étendra à toutes les grandes entreprises puis aux PME et TPE d'ici 2026 pour les échanges interentreprises. Cette obligation s'accompagne de la mise en place de plateformes de dématérialisation partenaires qui centraliseront et sécuriseront les échanges. Les bénéfices attendus sont multiples... réduction des coûts de traitement, accélération des délais de paiement grâce à la transmission instantanée, amélioration de la lutte contre la fraude fiscale en donnant à l'administration une visibilité en temps réel sur les transactions. Les inquiétudes portent sur les coûts de transition pour les petites structures, la complexité technique de mise en œuvre et les questions de confidentialité des données commerciales. Cette transformation nécessite des investissements dans les systèmes informatiques et la formation des équipes, mais elle s'inscrit dans une évolution irréversible vers la digitalisation complète de la chaîne financière.